Inteligencia Artificial aplicada a oficinas y despachos. Kit de herramientas IA para la gestión administrativa

Lo que vas a conseguir

• ✓Dominar las herramientas clave: identificar y describir las funciones principales de Gemini, Google AI Studio y NotebookLM, comprendiendo cuándo y cómo aplicar cada una en el entorno administrativo.
• ✓Generar contenido de calidad con Gemini: elaborar instrucciones (prompts) de alta precisión para obtener textos profesionales y funcionales (resúmenes ejecutivos, emails formales, borradores de informes) adaptados a las necesidades administrativas.
• ✓Personalizar la IA: utilizar Google AI Studio para configurar y ajustar modelos de Gemini, creando soluciones de IA sencillas y personalizadas que automaticen tareas recurrentes en la oficina
• ✓Analizar documentos masivos: subir, organizar y analizar grandes volúmenes de documentación (input legal, manuales internos, actas) utilizando NotebookLM para extraer información crucial, sintetizarla y generar nuevos documentos de apoyo
• ✓Integrar flujos de trabajo: diseñar y ejecutar procesos administrativos que combinen eficientemente las capacidades de Gemini (para la redacción) y NotebookLM (para la investigación y el análisis) en una única operación.
• ✓Comprender el funcionamiento básico de Microsoft Copilot y ChatGPT como herramientas de apoyo en la gestión administrativa.
• ✓Utilizar Microsoft Copilot en el entorno de Microsoft 365 (Word, Excel, Outlook, PowerPoint y Teams) para automatizar tareas habituales: creación de documentos, respuestas de correo, presentaciones, análisis de datos y actas de reunión.
• ✓Aplicar ChatGPT como asistente en la redacción de textos administrativos, generación de contenido, elaboración de resúmenes, organización de ideas y creación de plantillas personalizadas.
• ✓Redactar prompts efectivos para obtener respuestas precisas, estructuradas y útiles, adaptadas al lenguaje y necesidades del entorno administrativo.
• ✓Identificar cuándo es más conveniente usar ChatGPT o Copilot en función del tipo de tarea, contexto y entorno de trabajo (Google Workspace, Microsoft 365 o mixto).
• ✓Integrar ambas herramientas en flujos de trabajo reales, de forma complementaria, para optimizar el tiempo y la calidad en la ejecución de tareas administrativas.
• ✓Comprender el papel de la IA como asistente en la oficina moderna, reconociendo su utilidad en la redacción, el análisis y la organización de tareas.
• ✓Identificar las tareas administrativas que pueden automatizarse, seleccionando las herramientas más adecuadas para reducir el tiempo de ejecución y minimizar errores.
• ✓Aplicar herramientas de IA como ChatGPT, Gemini o Mistral para analizar, resumir y clasificar documentos administrativos, generando carpetas y registros organizados.
• ✓Utilizar la IA para redactar y presentar información: correos, actas, informes y comunicados con un formato profesional, coherente y adaptado al estilo corporativo.
• ✓Diseñar flujos de trabajo automatizados, integrando distintas aplicaciones de IA para pasar de la recepción de datos al informe final de forma ágil y eficiente.
• ✓Crear plantillas reutilizables y fichas administrativas con herramientas visuales como Canva, Piktochart o Gamma, garantizando uniformidad y claridad en los documentos corporativos
• ✓Comprender cómo la Inteligencia Artificial transforma el marketing digital, automatizando tareas, personalizando mensajes y mejorando la relación con los clientes
• ✓Distinguir los distintos tipos de estrategias digitales (inbound, outbound y automatizadas) y aplicar las más adecuadas según las necesidades de la empresa o proyecto.
• ✓Utilizar herramientas de IA gratuitas para crear textos, imágenes y publicaciones profesionales que mantengan la coherencia visual y comunicativa de la organización.
• ✓Planificar y gestionar redes sociales con apoyo de la IA, optimizando el tiempo y garantizando una comunicación constante, ordenada y eficaz.
• ✓Comprender el concepto de lead y el proceso de captación de clientes potenciales mediante formularios, chatbots o contenidos interactivos Interpretar datos de comportamiento de los usuarios para anticipar ventas y detectar tendencias, aplicando el análisis predictivo a la planificación comercial
• ✓Conocer herramientas de análisis y CRM inteligente (como Google Analytics, Zoho o HubSpot Free) para centralizar información y facilitar decisiones basadas en datos reales. Identificar cómo la Inteligencia Artificial mejora la eficiencia en la gestión administrativa.
• ✓Diferenciar las ventajas, limitaciones y responsabilidades del uso de IA en entornos oficiales.
• ✓Automatizar cálculos y generar previsiones de IVA, IRPF y modelos tributarios. Utilizar la IA para interpretar normativa fiscal y detectar cambios legislativos relevantes
• ✓Elaborar informes y simulaciones fiscales utilizando herramientas gratuitas como ChatGPT, Gemini, Grok o Copilot.
• ✓Crear contratos laborales, nóminas y comunicaciones internas mediante IA de forma eficiente y coherente.
• ✓Organizar expedientes, calendarios, turnos y registros horarios apoyándose en herramientas inteligentes.
• ✓Identificar las aplicaciones más útiles de IA en RR.HH. y utilizarlas correctamente.
• ✓Usar IA para leer, resumir e interpretar leyes, reglamentos y procedimientos administrativos.
• ✓Consultar dudas jurídicas complejas mediante herramientas de IA de forma segura y contrastada Elaborar documentos legales y administrativos (resoluciones, requerimientos, alegaciones) con apoyo de IA
• ✓Comprender cómo la inteligencia artificial mejora la eficiencia del trabajo contable y financiero, facilitando la automatización de tareas y el análisis de información económica. Identificar qué procesos contables pueden automatizarse mediante IA, especialmente en la gestión de documentos, extracción de datos y clasificación de facturas.
• ✓Utilizar herramientas de IA para organizar documentación contable, crear carpetas inteligentes, ordenar facturas y generar tablas listas para Excel o software contable Aplicar IA para la extracción automática de datos contables clave, como bases imponibles, IVA, totales, fechas, proveedores y conceptos.
• ✓Emplear IA en la elaboración de asientos contables preliminares, reconociendo cuentas habituales del PGC y agilizando la preparación del registro contable.
• ✓Calcular y analizar ratios financieros básicos mediante IA, incluyendo liquidez, solvencia, endeudamiento y rentabilidad
• ✓Generar informes económicos automatizados de gastos, ingresos, desviaciones, balances o resultados con apoyo de herramientas de IA
• ✓Realizar previsiones económicas y presupuestarias con IA, analizando tendencias y detectando desviaciones frente al presupuesto previsto.
• ✓Evaluar la eficiencia operativa de la empresa mediante IA, utilizando indicadores como periodo medio de cobro, pago, rotaciones o ciclo de efectivo Integrar varias herramientas de IA (ChatGPT, Gemini, Claude, Copilot, Perplexity y NotebookLM) para crear un flujo contable eficiente, estructurado y totalmente automatizado.
• ✓Aplicar la IA en procesos de selección, utilizando herramientas para realizar cribados inteligentes, análisis de perfiles profesionales y apoyo en entrevistas.
• ✓Interpretar datos de clima laboral mediante análisis automatizados de encuestas, identificando patrones, tendencias y áreas de mejora relevantes para la organización
• ✓Redactar y adaptar comunicaciones internas con IA, optimizando la claridad, el tono y la coherencia de mensajes dirigidos a la plantilla.
• ✓Crear materiales formativos automatizados, como manuales, guías rápidas, presentaciones, fichas prácticas y vídeos explicativos.
• ✓Diseñar itinerarios formativos personalizados, detectando brechas competenciales y generando rutas de aprendizaje adaptadas a cada puesto o empleado.
• ✓Generar y corregir evaluaciones del aprendizaje, incluyendo tests, rúbricas, ejercicios autocorregibles y retroalimentación personalizada.
• ✓Integrar Gemini y NotebookLM en la documentación de RRHH, convirtiendo políticas internas en manuales, FAQs, kits de bienvenida y guías rápidas basadas en fuentes verificadas.
• ✓Aplicar casos reales de IA en RRHH, incorporando ejemplos recientes y procesos aplicables al rol administrativo actual

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